Autor: Małgorzata Tobiszewska – trener i ekspert w zakresie HR, zarządzania, outplacementu i rynku pracy, absolwentka MBA, Zarządzania Zasobami Ludzkimi. Doświadczony menadżer, Prezes Stowarzyszenia Absolwentów MBA, Ekspert Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej oraz Ekspert Regionalnej Izby Gospodarczej Pomorza.
______________________

SZTUKA ZARZĄDZANIA CZASEM

Gdy czas przecieka nam przez palce…
Dzisiejsze czasy stawiają przed nami mnóstwo wyzwań: realizacja właśnie rozpoczętego projektu, zadania które otrzymaliśmy od szefa do zrobienia „na wczoraj”, przygotowanie prezentacji na konferencję, oferty dla klientów, zaległe statystyki, umówione spotkanie, przygotowanie opracowania, odpowiedzi na maile, rozmowa motywująca z podwładnym, uczestnictwo w szkoleniu, zaległe telefony, rozliczenie delegacji, zaprojektowanie harmonogramu działań i … wiele innych zadań, obowiązków czy zobowiązań. Mamy mnóstwo spraw do załatwienia a czas nie jest z gumy i nie chce się rozciągnąć. Ale, ale … nasza koleżanka świetnie ogarnia te same obowiązki. A więc jednak można. Tylko jak to zrobić, aby zdążyć ze wszystkim?

Po pierwsze priorytety …
Czy umiesz wyznaczać priorytety? Jeśli nie, to koniecznie popracuj nad tą umiejętnością. Pomocna w tym zakresie może być tzw. Macierz Eisenhowera. Podziel wszystkie swoje zadania wg ważności i pilności: pilne i ważne, pilne i nieważne, nieważne i pilne, nieważne i niepilne.

Początkowo może to być trudne, bo zazwyczaj wszystkie zadania uważamy za pilne lub ważne. Zadania nieważne i niepilne to zadania, które są złodziejami czasu, powinno się je wyeliminować. Oczywiście największy priorytet mają zadania pilne i ważne. To nimi powinniśmy zająć się w pierwszej kolejności.

Efektywne zadania to …
20% wykonywanej pracy daje nam aż 80% efektów – tak mówi zasada PARETO. A więc do stoi na przeszkodzie, aby skoncentrować się właśnie na tych 20%, które są najbardziej efektywne a wyeliminować działania niemające takiej skuteczności? Zrób to już dzisiaj a zyskasz sporo czasu na inne ważne zadania.

Tylko raz …
Dobrym nawykiem jest załatwianie sprawy za jednym podejściem. Nie zawsze jednak tak robimy a powracanie po raz kolejny do zadania tylko zabiera nam czas. Czasami wydaje nam się, że musimy jeszcze zastanowić się nad danym tematem aby podjąć właściwą decyzję lub zakończyć zadanie. Oczywiście w niektórych sytuacjach potrzebujemy zebrać więcej informacji, jeśli jednak ilość odkładanych spraw, zadań, maili na później przekracza 80% zdecydowanie powinniśmy popracować nad tym nawykiem. Odłożenie sprawy na później powoduje, że dotychczasowy czas spędzony nad tą sprawą jest bezpowrotnie stracony. Jeśli sprawę odkładamy wielokrotnie może okazać się, że stracimy w ten sposób godziny. A jeśli tych odkładanych spraw będzie więcej to zmarnujemy w ten sposób … wiele godzin.

Więcej praktycznej wiedzy można zdobyć podczas szkolenia Zarządzanie czasem i poprawa efektywności pracy.
_____________

Opracowanie: 2013 rok.

Małgorzata Tobiszewska

BACK